Quels documents le syndic doit-il fournir aux copropriétaires ?

Le syndic doit communiquer ou mettre à disposition de nombreux documents, mais pas tous de la même manière ni au même moment. En 2026, il faut distinguer cinq situations : les documents envoyés avec la convocation d’assemblée générale, les pièces justificatives consultables avant l’approbation des comptes, les documents accessibles dans l’espace en ligne sécurisé du syndic professionnel, les documents propres au lot d’un copropriétaire et les pièces auxquelles le conseil syndical peut accéder pour contrôler la gestion.

Cette distinction est essentielle. Un copropriétaire ne peut pas exiger que chaque facture, contrat ou relevé bancaire lui soit envoyé spontanément par courriel tout au long de l’année. En revanche, il dispose de droits précis de consultation, de copie ou d’accès, et certaines pièces doivent être disponibles en permanence sur l’extranet lorsqu’un syndic professionnel est tenu de le proposer.

Le point de départ est donc simple : quel document demandez-vous, dans quel cadre et en quelle qualité ? Copropriétaire, membre du conseil syndical, destinataire d’une convocation d’AG ou demandeur d’une copie n’ont pas exactement les mêmes droits.

Quels documents le syndic doit-il fournir aux copropriétaires ?

Il n’existe pas une liste unique valable dans toutes les situations. Les textes organisent plusieurs niveaux d’accès.

Les principaux modes d’accès aux documents de copropriété

Situation	Documents concernés	Mode d’accès
Convocation d’assemblée générale	Comptes, budget, projets de contrats ou devis, projet de contrat de syndic et autres pièces selon les questions inscrites.	Notification avec l’ordre du jour lorsque les textes l’imposent.
Avant l’AG d’approbation des comptes	Factures, contrats, avenants et autres pièces justificatives des charges.	Consultation organisée par le syndic ; copie possible aux frais du copropriétaire.
Espace en ligne du syndic professionnel	Règlement de copropriété, fiche synthétique, carnet d’entretien, contrats, PV d’AG, documents du lot, etc.	Accès sécurisé, téléchargeable et imprimable, sauf décision contraire de l’AG dans les conditions légales.
Demande individuelle	Notamment fiche synthétique, copies ou extraits de PV, carnet d’entretien, diagnostics et justificatifs de charges dans les conditions prévues.	Communication ou copie sur demande selon le document.
Conseil syndical	Pièces et documents relatifs à la gestion et à l’administration de la copropriété.	Droit de contrôle plus large que celui d’un copropriétaire pris individuellement.

1. Les documents accessibles à tous sur l’extranet du syndic professionnel

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25.

Cette obligation vise le syndic professionnel. Elle ne doit donc pas être transposée automatiquement au syndic non professionnel.

L’espace doit être accessible au moyen d’un code personnel sécurisé. Les documents doivent être téléchargeables et imprimables. Le décret du 17 mars 1967, article 33-1-1, prévoit en outre que les documents mis à disposition soient, lorsqu’une actualisation est nécessaire, actualisés au minimum une fois par an, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle appelée à connaître des comptes.

La liste minimale accessible à l’ensemble des copropriétaires

Le décret du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents accessibles à tous les copropriétaires sur cet espace sécurisé :

• le règlement de copropriété ;
• l’état descriptif de division ;
• les actes modifiant ces documents lorsqu’ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes en cours de validité ;
• les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat et en cours de validité ;
• l’ensemble des contrats et marchés en cours signés au nom du syndicat, à l’exclusion des contrats de travail des salariés du syndicat ;
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes ;
• le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

Il s’agit d’une liste minimale. Un cabinet peut donc mettre à disposition davantage de documents.

2. Les documents propres au lot de chaque copropriétaire

L’extranet doit également comporter un espace individualisé. Les documents concernant un lot ne doivent pas être rendus accessibles à tous les autres copropriétaires.

Le décret du 23 mai 2019, article 2, impose au minimum la mise à disposition des éléments suivants :

• le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos payées par ce copropriétaire ;
• lorsque le syndicat dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part de ce fonds rattachée au lot après approbation des comptes ;
• les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire au cours des trois dernières années.

Ce cloisonnement protège la confidentialité des situations individuelles. Un copropriétaire n’a donc pas vocation à consulter librement le compte individuel d’un voisin.

3. Les documents spécifiques accessibles au conseil syndical

Le conseil syndical dispose de droits documentaires beaucoup plus larges parce qu’il assiste le syndic et contrôle sa gestion.

Sur l’espace en ligne sécurisé du syndic professionnel, le décret du 23 mai 2019 prévoit au minimum un accès réservé aux membres du conseil syndical aux documents suivants :

• les balances générales des comptes du syndicat ;
• le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
• les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat ;
• les assignations délivrées au nom du syndicat concernant les procédures judiciaires en cours ;
• les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
• la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
• la carte professionnelle du syndic ;
• son attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle ;
• son attestation de garantie financière en cours de validité.

Cette liste numérique ne limite pas le droit général de contrôle du conseil syndical. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 lui permet de prendre connaissance et copie, à sa demande et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété.

Notre article suivant, Syndic et conseil syndical : qui contrôle qui ?, détaillera précisément l’étendue de ce contrôle.

4. Les pièces justificatives des charges avant l’assemblée générale

Tous les copropriétaires ont un droit spécifique de contrôle des justificatifs avant l’assemblée appelée à approuver les comptes.

L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que, pendant la période comprise entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et sa tenue, les pièces justificatives des charges sont mises à disposition de tous les copropriétaires.

Il s’agit notamment :

• des factures ;
• des contrats de fourniture et d’exploitation en cours ;
• de leurs avenants ;
• des informations sur les quantités consommées et les prix unitaires ou forfaitaires des catégories de charges visées par le texte ;
• le cas échéant, de la note d’information relative au calcul de certaines charges collectives de chauffage, de refroidissement ou d’eau chaude sanitaire.

Le syndic ne doit pas nécessairement envoyer toutes les factures avec la convocation

C’est une confusion fréquente. Le droit de consulter les justificatifs n’est pas équivalent à une obligation d’envoyer toutes les factures à tous les copropriétaires avec la convocation.

L’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 prévoit une consultation organisée. Le lieu, le ou les jours et les heures doivent être indiqués dans la convocation. La durée de mise à disposition ne peut pas être inférieure à un jour ouvré et doit être adaptée à la taille de la copropriété.

Le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical. Il peut aussi obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.

Pour une méthode pratique d’analyse des factures et annexes, consultez Comment contrôler les comptes de sa copropriété ?.

5. Les documents que le syndic doit joindre à la convocation d’AG

Le contenu à joindre dépend des résolutions inscrites à l’ordre du jour. L’article 11 du décret du 17 mars 1967, dans sa version en vigueur depuis le 25 décembre 2025, distingue les documents nécessaires à la validité de certaines décisions et ceux transmis pour l’information des copropriétaires.

Lorsque l’AG doit approuver les comptes

Doivent notamment être notifiés au plus tard avec l’ordre du jour l’état financier du syndicat et son compte de gestion général, présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé.

Lorsque l’AG doit voter le budget

Le projet de budget est transmis avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté.

Lorsque l’AG doit approuver un contrat, un devis ou un marché

Les conditions essentielles du contrat ou des contrats proposés doivent être communiquées dans les cas visés par le texte, notamment pour des travaux.

Lorsque l’AG doit désigner le syndic

Le ou les projets de contrat de syndic doivent être communiqués, accompagnés de la fiche d’information prévue par la réglementation.

D’autres documents peuvent être requis selon les questions soumises au vote. Il faut donc examiner le contenu précis de l’ordre du jour plutôt que d’utiliser une liste générique.

6. La fiche synthétique de la copropriété

La fiche synthétique constitue un cas particulier car la loi prévoit un droit individuel clair.

L’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic d’établir et de mettre à jour chaque année une fiche synthétique regroupant les principales données financières et techniques de la copropriété et de la mettre à disposition des copropriétaires.

Lorsqu’un copropriétaire en fait la demande et que le syndic ne la met pas à disposition dans le délai d’un mois, une pénalité de retard s’applique dans les conditions prévues par les textes.

Le décret du 7 octobre 2020 fixe cette pénalité à 15 euros par jour de retard, imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.

Il ne faut toutefois pas étendre cette sanction à n’importe quel document demandé par un copropriétaire : elle est attachée ici à la fiche synthétique.

7. Procès-verbaux d’assemblée générale : quels droits ?

Le syndic conserve les procès-verbaux des assemblées générales et leurs annexes dans les archives du syndicat.

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 prévoit qu’il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux et des copies des annexes.

En parallèle, l’extranet du syndic professionnel doit au minimum contenir les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes ainsi que, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.

Le PV après une assemblée générale

Pour les copropriétaires opposants ou défaillants, l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que la notification du procès-verbal est réalisée par le syndic dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale. Cette notification fait notamment courir le délai de contestation de deux mois.

Il ne faut donc pas confondre ce mécanisme de notification avec la présence des PV sur l’extranet ou la délivrance d’une copie sur demande.

8. Carnet d’entretien et diagnostics techniques

Le syndic doit établir, tenir à jour et mettre à disposition des copropriétaires le carnet d’entretien de l’immeuble. Il figure également parmi les documents minimaux de l’extranet du syndic professionnel.

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 prévoit qu’un copropriétaire peut demander, à ses frais, une copie du carnet d’entretien et, le cas échéant, des diagnostics techniques conservés par le syndic.

Cette règle permet notamment à un copropriétaire qui souhaite disposer de son propre dossier documentaire de ne pas dépendre exclusivement de la consultation en ligne.

9. Contrats, assurances et marchés de la copropriété

Les contrats en cours font partie des documents essentiels de contrôle.

Sur l’extranet du syndic professionnel accessible à l’ensemble des copropriétaires doivent au minimum figurer :

• les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat et encore valides ;
• les contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat, hors contrats de travail des salariés du syndicat ;
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours.

Ces documents permettent notamment de vérifier les prestataires engagés, les dates d’échéance, le périmètre des prestations et certaines conditions financières.

Ils sont particulièrement utiles lorsqu’une copropriété souhaite comprendre une hausse de charges ou préparer une remise en concurrence d’un contrat.

10. Les relevés bancaires sont-ils accessibles à tous les copropriétaires ?

Pas dans les mêmes conditions que le règlement de copropriété ou le carnet d’entretien.

Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés figurent dans la liste minimale de l’espace sécurisé réservé au conseil syndical. L’article 18 prévoit également que le syndic mette à disposition du conseil syndical une copie de ces relevés dès leur réception.

Un copropriétaire qui n’est pas membre du conseil syndical ne doit donc pas déduire de son droit général à l’information qu’il bénéficie exactement du même accès bancaire que le conseil syndical.

Cette distinction est importante pour respecter à la fois le contrôle de la gestion et les règles de diffusion des informations.

11. Un copropriétaire peut-il demander n’importe quel document au syndic ?

Il peut toujours formuler une demande, mais cela ne signifie pas qu’un texte impose au syndic de lui transmettre individuellement n’importe quelle pièce sous la forme qu’il souhaite.

Il faut distinguer :

• un document que la loi impose de mettre à disposition de tous ;
• un document personnel à son lot ;
• une pièce consultable dans un cadre particulier ;
• un document auquel le conseil syndical a accès pour contrôler la gestion ;
• un document interne ou contenant des données qui ne peuvent pas être diffusées librement.

Demander « tous les relevés bancaires, toutes les factures et tous les courriels du syndic depuis cinq ans » en tant que copropriétaire individuel n’est donc pas juridiquement équivalent à une demande ciblée portant sur une pièce dont le droit d’accès est expressément prévu.

12. Le syndic peut-il faire payer les copies ?

Oui dans certains cas prévus par les textes. L’article 33 du décret du 17 mars 1967 indique notamment que les copies des pièces justificatives des charges, du carnet d’entretien et, le cas échéant, des diagnostics techniques demandées par le copropriétaire sont remises à ses frais.

Cela ne doit pas être confondu avec l’accès à l’extranet : les documents qui doivent y être disponibles le sont dans le cadre de la mission du syndic professionnel et doivent être téléchargeables et imprimables.

Avant d’accepter une facturation inhabituelle, vérifiez donc quel document est demandé, sous quelle forme et sur quel fondement.

13. Quel délai le syndic a-t-il pour transmettre un document ?

Il n’existe pas un délai légal unique applicable à toutes les demandes documentaires.

Les délais dépendent du document et du bénéficiaire du droit d’accès.

Exemples de délais ou périodes documentaires à connaître

Document ou demande	Règle principale
Fiche synthétique demandée par un copropriétaire	Pénalité si elle n’est pas mise à disposition au-delà d’un mois à compter de la demande.
Documents demandés par le conseil syndical	Une pénalité peut s’appliquer en cas de non-transmission au-delà d’un mois dans le cadre de l’article 21.
Pièces justificatives des charges	Consultation entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et sa tenue, selon les jours et horaires précisés dans la convocation.
Documents joints à l’ordre du jour	Notification au plus tard en même temps que l’ordre du jour lorsqu’ils sont requis par l’article 11.
PV destiné aux copropriétaires opposants ou défaillants	Notification par le syndic dans le délai d’un mois suivant l’AG.
Extranet	Actualisation au minimum annuelle lorsqu’elle est nécessaire, dans les trois mois suivant l’AG annuelle appelée à connaître des comptes.

Évitez donc les formules du type « le syndic a huit jours pour fournir tout document » : elles sont fausses si elles ne reposent pas sur une règle spécifique.

14. Que faire si un document obligatoire manque ?

La première étape consiste à identifier le régime juridique du document manquant.

Étape 1 : vérifier où il devrait se trouver

Posez-vous les questions suivantes :

• doit-il être joint à la convocation ?
• doit-il être sur l’extranet ?
• doit-il être consultable avant l’AG ?
• est-il réservé au conseil syndical ?
• doit-il être communiqué sur demande ?

Étape 2 : conserver une preuve

Conservez la convocation, des captures datées de l’espace en ligne, votre demande écrite, l’accusé de réception éventuel, la réponse du syndic et la date à laquelle le document a finalement été communiqué.

Étape 3 : demander précisément le document

Un message précis est plus efficace qu’une réclamation générale. Mentionnez :

• le nom exact du document ;
• l’exercice ou la période concernée ;
• le lot si le document est individuel ;
• le fondement de votre demande lorsque vous le connaissez ;
• le mode de communication souhaité lorsqu’il est compatible avec les textes.

Étape 4 : saisir le conseil syndical

Si l’absence de document révèle un problème plus large de gestion ou concerne plusieurs copropriétaires, le conseil syndical peut intervenir dans le cadre de sa mission de contrôle.

Le fonctionnement du conseil syndical est d’autant plus important que certains documents lui sont directement accessibles alors qu’ils ne le sont pas de la même manière à chaque copropriétaire.

15. Quand une mise en demeure devient-elle pertinente ?

Une mise en demeure peut être utile lorsqu’un document dont l’accès est clairement obligatoire reste indisponible après une demande précise et une relance raisonnable.

Elle doit alors viser le bon document et le bon texte. Une mise en demeure qui mélange facture, relevé bancaire, PV d’AG, fiche synthétique et contrat fournisseur sans distinguer les droits applicables perd beaucoup de sa force.

Avant de monter d’un cran, vérifiez aussi que :

• la demande a été adressée au bon interlocuteur ;
• le syndic dispose effectivement de la pièce ;
• le document n’est pas déjà accessible dans l’espace sécurisé ;
• vous êtes juridiquement destinataire du document ;
• le délai spécifique, lorsqu’il existe, est réellement dépassé.

En cas de silence durable du syndic, consultez également Syndic qui ne répond pas : que faire et quels recours ?.

16. Quelles sanctions en cas de refus de communication ?

Il n’existe pas une sanction identique pour tous les documents manquants.

Deux mécanismes sont particulièrement clairs :

• fiche synthétique : au-delà d’un mois après la demande d’un copropriétaire, une pénalité de 15 euros par jour de retard est prévue dans les conditions de l’article 8-2 et du décret du 7 octobre 2020 ;
• pièces demandées par le conseil syndical : l’absence de transmission au-delà d’un mois peut également entraîner une pénalité de 15 euros par jour de retard imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.

Pour d’autres documents, les conséquences dépendent du contexte : impossibilité de voter valablement une résolution, contestation d’une décision, intervention du conseil syndical, responsabilité du syndic ou discussion sur le renouvellement de son mandat.

Il faut donc éviter de promettre une pénalité automatique de 15 euros pour n’importe quel document absent. La sanction ne fonctionne pas ainsi.

17. Documents manquants : cela suffit-il pour révoquer le syndic ?

Pas automatiquement. Un oubli ponctuel sur l’extranet et une rétention répétée de documents essentiels malgré plusieurs demandes ne présentent évidemment pas la même gravité.

Pour apprécier la situation, regardez :

• le caractère obligatoire du document ;
• la durée du manquement ;
• les relances effectuées ;
• les conséquences concrètes ;
• la répétition éventuelle du problème ;
• la coopération ou non du syndic pour corriger la situation.

Si les difficultés documentaires s’inscrivent dans une gestion plus largement défaillante, rapprochez-les des autres obligations du syndic. Notre article Quelles sont les obligations légales du syndic ? permet de replacer le problème dans son ensemble.

Pour une rupture du mandat en cours, il faut respecter les règles propres à la révocation : Révoquer son syndic : motifs, procédure et vote en AG.

18. Comment savoir rapidement si votre extranet est conforme au minimum légal ?

Sans réaliser un audit complet, vous pouvez effectuer un contrôle simple en ouvrant votre espace copropriétaire.

Documents communs

• ☐ règlement de copropriété ;
• ☐ état descriptif de division ;
• ☐ actes modificatifs publiés lorsqu’ils existent ;
• ☐ fiche synthétique à jour ;
• ☐ carnet d’entretien ;
• ☐ diagnostics techniques des parties communes en cours de validité ;
• ☐ contrats d’assurance en cours ;
• ☐ contrats et marchés en cours ;
• ☐ contrats d’entretien et de maintenance ;
• ☐ PV des trois dernières AG annuelles appelées à connaître des comptes ;
• ☐ devis de travaux approuvés lors de ces AG lorsqu’ils existent ;
• ☐ contrat de syndic en cours.

Documents personnels

• ☐ compte individuel après approbation des comptes ;
• ☐ charges payées des deux derniers exercices clos ;
• ☐ part du fonds de travaux rattachée au lot lorsqu’il existe ;
• ☐ appels de fonds des trois dernières années.

Un document absent n’implique pas nécessairement immédiatement une faute : vérifiez la date d’actualisation, l’existence réelle du document, la nature de votre copropriété et le fait que l’AG n’ait pas voté contre l’accès en ligne dans les conditions prévues par la loi.

19. Les documents sont un indicateur de transparence, pas une question de prix

Un extranet complet, des pièces classées, des comptes accessibles et un conseil syndical correctement informé constituent des signes concrets de rigueur et de transparence.

Ils ne dépendent pas mécaniquement du niveau d’honoraires facturé. Le prix ne fait pas le syndic. Un cabinet peu coûteux peut être très bien organisé ; un cabinet plus cher peut présenter des lacunes documentaires, et inversement.

Chez JeNoteMonSyndic, les honoraires ne constituent pas un critère de qualité entrant dans la note. La qualité documentaire s’apprécie sur des faits : accessibilité, actualisation, clarté, conformité, réponses et capacité à fournir les pièces auxquelles les copropriétaires ou le conseil syndical ont effectivement droit.

Check-list : demander un document au syndic efficacement

• ☐ Identifier précisément le document recherché.
• ☐ Vérifier s’il doit déjà figurer dans l’extranet.
• ☐ Vérifier s’il concerne tous les copropriétaires, votre seul lot ou le conseil syndical.
• ☐ Vérifier s’il devait être joint à une convocation d’AG.
• ☐ Pour les justificatifs de charges, vérifier les modalités de consultation indiquées dans la convocation.
• ☐ Faire une demande écrite et datée.
• ☐ Conserver une capture ou copie de l’extranet si le document manque.
• ☐ Ne pas invoquer un délai légal qui n’existe pas.
• ☐ Saisir le conseil syndical lorsque la difficulté concerne la gestion collective.
• ☐ Formaliser une relance lorsque le droit d’accès est clairement établi.
• ☐ En cas de blocage persistant, analyser la sanction ou le recours réellement applicable au document concerné.

En résumé : tous les documents ne sont pas soumis au même droit d’accès

Le syndic doit assurer une véritable transparence documentaire, mais cette transparence est organisée par catégories.

Certains documents doivent être joints à la convocation d’assemblée générale, d’autres sont simplement consultables avant l’approbation des comptes. Le syndic professionnel doit proposer un espace sécurisé contenant une liste minimale de documents communs et de documents propres à chaque lot. Le conseil syndical bénéficie, quant à lui, d’un accès plus large pour contrôler la gestion.

La bonne démarche consiste donc à ne jamais demander abstraitement « tous les documents de la copropriété ». Il faut identifier la pièce, le droit d’accès applicable et le mode de communication prévu.

C’est également la meilleure manière de qualifier une éventuelle carence du syndic : un document absent de l’extranet, une facture non consultable avant l’AG, une fiche synthétique non communiquée ou une pièce refusée au conseil syndical ne relèvent pas exactement des mêmes règles ni des mêmes sanctions.

Questions fréquentes sur les documents que doit fournir le syndic

Le syndic doit-il envoyer toutes les factures à chaque copropriétaire ?

Non. Les pièces justificatives des charges doivent être mises à disposition de tous les copropriétaires entre la convocation de l’assemblée appelée à connaître des comptes et sa tenue, selon les modalités précisées dans la convocation. Chaque copropriétaire peut les consulter et obtenir une copie à ses frais. Cela ne signifie pas que le syndic doit adresser spontanément chaque facture à chaque copropriétaire au fil de l’année.

Quels documents doivent obligatoirement apparaître sur l’extranet du syndic ?

Pour un syndic professionnel soumis à l’obligation d’accès en ligne, la liste minimale comprend notamment le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, la fiche synthétique, le carnet d’entretien, les diagnostics des parties communes, les contrats d’assurance, contrats et marchés en cours, contrats de maintenance, les procès-verbaux des trois dernières AG annuelles appelées à connaître des comptes, les devis de travaux approuvés lors de ces AG et le contrat de syndic. Des documents individualisés doivent également être accessibles pour chaque lot.

Quel délai le syndic a-t-il pour fournir un document ?

Il n’existe pas de délai unique pour tous les documents. La fiche synthétique fait l’objet d’un délai spécifique d’un mois avant l’application d’une pénalité. Les documents demandés par le conseil syndical sont également soumis à un régime particulier. Les justificatifs de charges sont consultables dans la période précédant l’AG d’approbation des comptes. Il faut donc identifier la règle propre au document demandé avant d’invoquer un délai.

Le conseil syndical peut-il obtenir plus de documents qu’un copropriétaire ?

Oui. Le conseil syndical a pour mission d’assister le syndic et de contrôler sa gestion. Il peut prendre connaissance et copie des pièces et documents relatifs à la gestion et à l’administration de la copropriété dans les conditions prévues par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Son extranet réservé doit également contenir un ensemble minimal de documents comptables, bancaires, judiciaires et professionnels.

Que faire si le syndic refuse de communiquer la fiche synthétique ?

Adressez une demande écrite et conservez la preuve de sa réception. Si la fiche synthétique n’est pas mise à votre disposition au-delà d’un mois à compter de la demande, la loi prévoit une pénalité dont le montant réglementaire est de 15 euros par jour de retard, imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Cette sanction spécifique ne doit pas être étendue automatiquement à tous les autres documents.

Le syndic peut-il facturer la copie de documents ?

Certains textes prévoient expressément que la copie demandée par un copropriétaire soit réalisée à ses frais, notamment pour les pièces justificatives des charges, le carnet d’entretien et certains diagnostics. En revanche, les documents qui doivent être accessibles dans l’espace en ligne sécurisé du syndic professionnel doivent être téléchargeables et imprimables dans le cadre de cet accès.

Sources officielles

• Légifrance — Loi du 10 juillet 1965, article 18 : obligations du syndic et accès en ligne sécurisé
• Légifrance — Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 : liste minimale des documents accessibles sur l’espace sécurisé
• Légifrance — Décret du 17 mars 1967, article 33-1-1 : accès, téléchargement et actualisation de l’espace sécurisé
• Légifrance — Loi du 10 juillet 1965, article 18-1 : pièces justificatives des charges
• Légifrance — Décret du 17 mars 1967, article 9-1 : modalités de consultation des justificatifs
• Légifrance — Décret du 17 mars 1967, article 11 : documents joints à la convocation d’AG
• Légifrance — Décret du 17 mars 1967, article 33 : archives et copies de documents
• Légifrance — Loi du 10 juillet 1965, article 8-2 : fiche synthétique
• Légifrance — Loi du 10 juillet 1965, article 21 : contrôle documentaire du conseil syndical
• Service-Public — Syndic de copropriété : communication des documents