Syndic de copropriété

Nouveau syndic : quels documents doit transmettre l’ancien ?

Publié le 12 octobre 2026

Ancien syndic remettant au nouveau syndic les archives, contrats et documents comptables de la copropriété

Lorsqu’un nouveau syndic est désigné, l’ancien syndic doit lui transmettre les éléments permettant de reprendre immédiatement la gestion de la copropriété. Cette passation concerne la trésorerie, les références bancaires, les archives papier et numériques, les comptes, les contrats, les procès-verbaux d’assemblée générale, les dossiers de travaux, les sinistres, les procédures et, plus largement, tous les documents utiles à l’administration de l’immeuble.

En 2026, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 fixe trois échéances précises à compter de la cessation des fonctions de l’ancien syndic : quinze jours pour la situation de trésorerie et les informations bancaires, un mois pour l’ensemble des documents et archives, puis deux mois supplémentaires pour l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture.

Cette transmission ne doit pas être considérée comme une faveur accordée par le cabinet sortant. Les archives et informations concernent le syndicat des copropriétaires. L’ancien syndic les détenait dans le cadre de son mandat ; il doit permettre au nouveau syndic d’en reprendre la maîtrise afin d’assurer la continuité de gestion.

Quels sont les délais légaux de transmission au nouveau syndic ?

Le calendrier prévu par l’article 18-2 constitue le point de départ de toute passation.

Délais de transmission entre l’ancien et le nouveau syndic

Délai à compter de la cessation des fonctions	Ce que l’ancien syndic doit transmettre
Dans les 15 jours	Situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat et coordonnées de la banque.
Dans le mois	Ensemble des documents et archives du syndicat et, le cas échéant, documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots, dans un format téléchargeable et imprimable.
Dans les 2 mois suivant l’expiration du délai d’un mois	État des comptes des copropriétaires et état des comptes du syndicat après apurement et clôture.

En pratique, la dernière échéance intervient donc au plus tard environ trois mois après la cessation des fonctions de l’ancien syndic : un premier mois pour la remise générale des archives, puis deux mois supplémentaires pour finaliser et remettre les états comptables clôturés.

Ces délais sont légaux. Ils ne doivent pas être remplacés par les pratiques internes d’un cabinet du type « nous transmettons généralement dans les six semaines ».

À partir de quelle date les délais commencent-ils à courir ?

Le point de départ est la cessation des fonctions de l’ancien syndic, et non la date à laquelle le nouveau syndic envoie son premier courriel ou ouvre son dossier informatique.

Il faut donc vérifier le procès-verbal d’assemblée générale et le contrat afin d’identifier précisément :

la date de fin du mandat du syndic sortant ;
la date de prise d’effet du nouveau contrat ;
la date à laquelle le syndic sortant cesse juridiquement ses fonctions.

Cette vérification est particulièrement importante lorsque la copropriété change de syndic en fin de mandat. Notre article Que se passe-t-il lorsque le mandat du syndic arrive à expiration ? détaille ce calendrier.

Dans les 15 jours : trésorerie et références bancaires

La première transmission doit permettre au nouveau syndic de comprendre immédiatement la situation financière disponible et d’identifier les comptes du syndicat.

L’ancien syndic remet :

la situation de trésorerie ;
les références des comptes bancaires du syndicat ;
les coordonnées de l’établissement bancaire.

Cette remise est prioritaire parce que le nouveau syndic doit pouvoir organiser rapidement la continuité des paiements, encaissements et appels de fonds.

Les fonds appartiennent au syndicat, pas au syndic

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le compte bancaire séparé est ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Les sommes qui y figurent ne deviennent donc pas la propriété du cabinet de syndic.

Lors d’un changement, il ne s’agit normalement pas de « transférer l’argent de l’ancien syndic vers le nouveau syndic » comme entre deux entreprises. Le syndicat reste titulaire de ses comptes. La passation porte notamment sur les références bancaires et les pouvoirs ou accès nécessaires pour que le nouveau syndic puisse gérer les comptes au nom du syndicat.

Cette distinction évite une erreur fréquente : les fonds de copropriété ne doivent évidemment pas transiter par un compte personnel d’un copropriétaire ou du conseil syndical.

Dans le mois : l’ensemble des documents et archives du syndicat

L’article 18-2 impose ensuite la remise de l’ensemble des documents et archives du syndicat. Il ne s’agit pas uniquement des pièces que le syndic sortant estime encore utiles.

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic détient notamment :

les actes relatifs à la copropriété ;
les conventions ;
les pièces et correspondances ;
les plans ;
les registres ;
les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat ;
les registres contenant les procès-verbaux d’assemblée générale et leurs annexes ;
les documents comptables du syndicat ;
le carnet d’entretien ;
les diagnostics techniques, lorsqu’ils existent.

La conservation et la gestion de ces archives font partie de la mission ordinaire du syndic. Elles doivent donc suivre la copropriété lors du changement de gestionnaire.

Les documents numériques doivent-ils aussi être transmis ?

Oui. Le texte vise expressément, le cas échéant, l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés.

Ils doivent être remis dans un format téléchargeable et imprimable.

Le changement de syndic ne devrait donc pas aboutir à la perte des informations simplement parce qu’elles étaient stockées dans le logiciel du cabinet sortant.

La passation numérique doit notamment permettre au nouveau syndic de retrouver, selon les documents existants :

les contrats et avenants ;
les procès-verbaux et convocations d’AG ;
les factures ;
les documents comptables ;
les dossiers de travaux ;
les dossiers de sinistres ;
les correspondances utiles ;
les diagnostics ;
les pièces relatives aux lots lorsqu’elles relèvent des documents gérés par le syndic ;
les pièces accessibles auparavant sur l’espace en ligne sécurisé.

Une simple capture d’écran d’un ancien logiciel ne constitue évidemment pas une remise documentaire satisfaisante lorsque les fichiers originaux existent et peuvent être exportés.

Que se passe-t-il si les archives sont stockées chez un prestataire spécialisé ?

La loi prévoit expressément cette hypothèse.

Lorsque le syndicat des copropriétaires a choisi de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, l’ancien syndic doit, dans le même délai d’un mois, informer ce prestataire du changement de syndic et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic.

Le changement de cabinet ne doit donc pas interrompre l’accès aux archives externalisées.

Le conseil syndical peut utilement vérifier :

le nom du prestataire d’archivage ;
le contrat correspondant ;
la nature des archives qui lui ont été confiées ;
la date à laquelle le prestataire a été informé du changement ;
les modalités permettant au nouveau syndic de récupérer ou consulter les documents.

Quels documents pratiques doivent être repris par le nouveau syndic ?

La loi parle de l’ensemble des documents et archives. Pour vérifier concrètement qu’une passation est exploitable, il est utile de raisonner par dossier de gestion.

Documents juridiques et institutionnels

règlement de copropriété et état descriptif de division ;
actes modificatifs publiés ;
procès-verbaux d’assemblées générales et annexes ;
registre des procès-verbaux ;
contrat du syndic sortant et contrat du nouveau syndic ;
fiche synthétique de la copropriété ;
documents liés à l’immatriculation au registre national des copropriétés ;
décisions de justice intéressant le syndicat.

Documents comptables et financiers

grand livre et journaux comptables ;
balances générales et balances des copropriétaires ;
annexes comptables ;
budgets votés ;
appels de fonds ;
factures et avoirs ;
états fournisseurs ;
états des impayés ;
relevés bancaires ;
documents relatifs au fonds de travaux ;
pièces relatives aux emprunts collectifs lorsqu’ils existent.

Ces documents permettent au nouveau syndic de comprendre immédiatement la situation financière et d’éviter une rupture dans les appels de fonds ou le paiement des fournisseurs.

Pour comprendre les pièces à contrôler, voir Comment contrôler les comptes de sa copropriété ?.

Contrats et prestataires

assurance de l’immeuble ;
contrats de nettoyage ;
ascenseur ;
chauffage collectif ;
espaces verts ;
sécurité et contrôles réglementaires ;
maintenance des équipements ;
contrats de fourniture d’énergie ou de services ;
avenants et courriers de résiliation ;
échéanciers contractuels.

Le nouveau syndic doit rapidement identifier les échéances proches afin d’éviter un renouvellement automatique non anticipé ou une interruption de prestation.

Dossiers de travaux

résolutions votées ;
devis ;
marchés signés ;
ordres de service ;
factures et situations ;
procès-verbaux de réception ;
réserves ;
assurances et garanties ;
subventions ;
dossiers de maîtrise d’œuvre lorsqu’ils existent.

Une passation incomplète sur un chantier peut être particulièrement dommageable : échéance de paiement manquée, réserve non levée, garantie oubliée ou entreprise jamais relancée.

Sinistres et assurances

déclarations de sinistre ;
numéros de dossier assureur ;
rapports d’expertise ;
correspondances ;
indemnisations reçues ou attendues ;
devis et factures liés aux réparations.

Le nouveau syndic doit connaître immédiatement les sinistres ouverts et les délais encore en cours.

Contentieux et recouvrement

procédures contre des copropriétaires débiteurs ;
actions judiciaires engagées par ou contre le syndicat ;
coordonnées des avocats, huissiers ou commissaires de justice ;
décisions déjà rendues ;
échéances procédurales ;
état des sommes dues ou recouvrées.

Une échéance judiciaire perdue pendant la transition peut avoir des conséquences importantes. Les procédures en cours doivent donc être identifiées dès les premiers jours.

Le nouveau syndic doit-il recevoir les accès et moyens matériels ?

La loi vise les documents et informations nécessaires à la gestion. En pratique, une reprise efficace implique également d’identifier tous les moyens d’accès liés à l’administration de l’immeuble.

Selon la copropriété, cela peut concerner :

clés et badges des locaux communs ;
clés des locaux techniques ;
coordonnées des gardiens ou employés ;
codes d’alarme lorsqu’ils doivent être détenus par le syndic ;
accès aux plateformes de fournisseurs ;
informations nécessaires au registre national des copropriétés ;
identifiants ou procédures de reprise des outils numériques appartenant au syndicat.

Ces éléments ne sont pas tous énumérés individuellement dans l’article 18-2. Ils peuvent néanmoins être indispensables à la continuité de la gestion lorsqu’ils font partie des informations ou moyens détenus par l’ancien syndic pour le compte de la copropriété.

Deux mois supplémentaires : les comptes après apurement et clôture

Après la remise générale des archives, l’ancien syndic dispose encore de deux mois à compter de l’expiration du délai d’un mois pour fournir :

l’état des comptes de chaque copropriétaire ;
l’état des comptes du syndicat ;
ces états après apurement et clôture.

Cette dernière transmission permet au nouveau syndic de reprendre une comptabilité stabilisée, notamment pour les soldes individuels des copropriétaires et les comptes du syndicat.

Elle ne signifie pas que le nouveau syndic doit attendre trois mois avant de commencer à gérer. Les éléments financiers prioritaires et les archives doivent être transmis bien avant. Le délai supplémentaire concerne la finalisation comptable par le syndic sortant.

Le conseil syndical doit-il contrôler la passation ?

Oui, même si le transfert s’effectue juridiquement entre l’ancien et le nouveau syndic.

Le conseil syndical a tout intérêt à suivre la remise des dossiers et à demander au nouveau syndic un état de la reprise.

Une grille simple peut être utilisée :

Contrôle pratique de la passation

Bloc	À vérifier
Banque	Références reçues, accès en cours de mise à jour, relevés disponibles.
Comptabilité	Balances, grand livre, appels de fonds, fournisseurs, impayés.
Contrats	Contrats actifs, échéances et avenants identifiés.
Travaux	Chantiers, factures, garanties, réserves et décisions d’AG repris.
Sinistres	Dossiers ouverts, assureurs, experts et prochaines échéances.
Contentieux	Procédures et délais judiciaires identifiés.
Archives	Papier et numérique récupérés ou localisés chez le prestataire d’archivage.

Ce contrôle évite de découvrir six mois plus tard qu’un contrat, un jugement ou un dossier de travaux important n’a jamais été remis.

Que faire si l’ancien syndic ne transmet pas les documents ?

L’article 18-2 prévoit un recours spécifique.

Après une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant en référé :

d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ;
d’ordonner le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure ;
sans préjudice d’une éventuelle provision à valoir sur des dommages et intérêts.

Le recours n’est donc pas réservé au nouveau syndic : le président du conseil syndical peut également agir dans ce cadre.

La mise en demeure doit être précise

Elle doit idéalement mentionner :

la date de cessation des fonctions ;
les délais légaux déjà expirés ;
la liste des documents ou informations manquants ;
les transmissions déjà reçues ;
la demande de remise dans un délai clairement indiqué ;
le rappel de l’article 18-2.

Une formulation du type « merci de nous envoyer le dossier complet » est beaucoup moins exploitable qu’un inventaire détaillé des éléments manquants.

L’ancien syndic peut-il facturer la remise des archives ?

La transmission liée au changement de syndic relève des obligations attachées à la cessation de ses fonctions. De plus, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 rappelle que la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic.

Il faut donc distinguer cette passation obligatoire d’une prestation librement demandée par un copropriétaire individuel, par exemple la réalisation de certaines copies à ses frais.

Si une facturation spécifique inhabituelle est réclamée pour permettre au nouveau syndic de récupérer les archives du syndicat, elle doit être examinée au regard du contrat et des obligations légales avant d’être acceptée.

Que faire si certains documents n’existent plus ?

Une passation peut révéler des archives incomplètes. La première étape consiste à identifier si le document :

n’a jamais existé ;
n’a jamais été remis au syndic sortant ;
a été archivé chez un prestataire ;
a été numérisé puis mal classé ;
a réellement été perdu.

Le nouveau syndic doit alors établir une liste précise des lacunes et, lorsque cela est possible, reconstituer les dossiers auprès :

du conseil syndical ;
des copropriétaires ;
des entreprises ;
de la banque ;
de l’assureur ;
du notaire ;
des avocats ;
des administrations concernées.

La disparition d’un document important peut également nécessiter d’examiner la responsabilité de l’ancien syndic si elle résulte d’un manquement à son obligation de conservation.

Quels documents sont prioritaires le jour du changement ?

Tous les documents sont importants, mais certains dossiers présentent un risque immédiat.

Le nouveau syndic devrait identifier en priorité :

la trésorerie et les comptes bancaires ;
les fournisseurs à payer dans les jours suivants ;
les urgences techniques en cours ;
les sinistres ouverts ;
les procédures judiciaires avec une échéance proche ;
les travaux en cours ;
les contrats proches de leur date de renouvellement ou de résiliation ;
les appels de fonds à émettre.

Une bonne passation ne se mesure donc pas seulement au nombre de cartons remis, mais à la capacité du nouveau syndic à reprendre immédiatement les dossiers actifs.

Comment préparer la passation avant même l’assemblée générale ?

Lorsque le changement de syndic est anticipé, le conseil syndical peut préparer la transition avant le vote sans interférer avec les pouvoirs du syndic en place.

Il peut établir :

la liste des travaux en cours ;
la liste des contrats importants ;
les sinistres ouverts ;
les contentieux ;
les principaux impayés ;
les dossiers nécessitant une action immédiate après le changement.

Cette préparation facilite le contrôle de la passation et permet au nouveau syndic de savoir quels documents réclamer en priorité.

Voir Comment préparer le changement de syndic avant l’AG ?.

Le nouveau syndic doit-il tout accepter sans vérifier ?

Non. La remise des documents ne signifie pas que les comptes, contrats ou dossiers doivent être considérés comme exacts sans contrôle.

Le nouveau syndic doit vérifier la cohérence des éléments reçus et signaler rapidement les anomalies :

archives manifestement incomplètes ;
solde bancaire non expliqué ;
factures absentes ;
contrat sans avenant annoncé ;
dossier de travaux incomplet ;
contentieux non documenté ;
écart entre la comptabilité et les états transmis.

Le conseil syndical doit être informé des principales difficultés afin de pouvoir exercer son contrôle.

Et si le changement fait suite à une démission du syndic ?

Les obligations de l’article 18-2 s’appliquent dès lors qu’il y a changement de syndic et cessation des fonctions de l’ancien.

La raison du départ — fin de mandat, non-renouvellement, résiliation régulière — ne fait pas disparaître l’obligation de remise des documents.

Pour comprendre les différentes formes de départ du gestionnaire, consultez Le syndic peut-il démissionner ?.

La passation permet-elle de juger la qualité du nouveau syndic ?

La reprise d’un dossier complexe constitue effectivement un premier test d’organisation, mais il faut rester équitable. Un nouveau syndic ne peut pas produire immédiatement des documents qu’il n’a pas encore reçus de son prédécesseur.

Il faut distinguer :

les retards imputables à l’ancien syndic ;
les délais nécessaires à l’intégration informatique ;
la capacité du nouveau syndic à relancer, inventorier et informer le conseil syndical ;
la qualité de son suivi après réception des pièces.

Une bonne reprise se reconnaît souvent à la transparence : le nouveau syndic indique ce qui a été reçu, ce qui manque, les démarches engagées et les risques immédiats.

Le prix ne fait pas le syndic. Le niveau des honoraires ne permet pas de savoir si la passation sera bien gérée. Chez JeNoteMonSyndic, les honoraires ne constituent pas un critère de qualité entrant dans la note.

Check-list pratique de passation entre syndics

☐ Identifier la date exacte de cessation des fonctions de l’ancien syndic.
☐ Noter l’échéance des 15 jours.
☐ Vérifier la remise de la situation de trésorerie.
☐ Vérifier les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque.
☐ Noter l’échéance d’un mois.
☐ Obtenir les archives papier et numériques.
☐ Vérifier les procès-verbaux d’AG et leurs annexes.
☐ Vérifier les documents comptables.
☐ Vérifier les contrats et leurs échéances.
☐ Vérifier les dossiers de travaux en cours.
☐ Vérifier les sinistres ouverts.
☐ Vérifier les contentieux et procédures de recouvrement.
☐ Vérifier le carnet d’entretien et les diagnostics.
☐ Si les archives sont externalisées, vérifier que le prestataire a été informé.
☐ Noter l’échéance comptable finale de deux mois supplémentaires.
☐ Vérifier les comptes individuels des copropriétaires.
☐ Vérifier l’état des comptes du syndicat après clôture.
☐ Faire établir par le nouveau syndic une liste des pièces manquantes.
☐ Adresser une mise en demeure précise si les délais légaux ne sont pas respectés.
☐ En cas d’échec, examiner le recours devant le président du tribunal judiciaire prévu par l’article 18-2.

En résumé : la passation doit permettre de gérer sans rupture

Le changement de syndic ne se résume pas à la remise de quelques classeurs. L’ancien syndic doit transmettre au nouveau l’ensemble des moyens documentaires et financiers permettant de reprendre la copropriété.

La loi organise cette passation en trois temps : quinze jours pour la trésorerie et les informations bancaires, un mois pour les documents et archives, puis deux mois supplémentaires pour les états comptables clôturés.

Les archives concernent aussi bien les documents juridiques et comptables que les dossiers de travaux, contrats, sinistres, contentieux, plans, diagnostics et procès-verbaux. Les documents numériques doivent également être remis dans un format téléchargeable et imprimable.

Si le syndic sortant ne respecte pas ses obligations, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut, après mise en demeure restée infructueuse, demander au président du tribunal judiciaire d’ordonner la remise des pièces sous astreinte.

Une passation bien préparée protège la trésorerie, évite la perte de dossiers et permet au nouveau gestionnaire de reprendre immédiatement les sujets prioritaires. C’est l’une des étapes les plus importantes d’un changement de syndic réussi.

Vous pouvez également rechercher votre syndic sur JeNoteMonSyndic et consulter sa fiche, ses avis et ses critères d’évaluation.

Questions fréquentes sur la transmission des documents au nouveau syndic

Qui peut agir si l’ancien syndic ne remet pas les documents ?

Après une mise en demeure restée infructueuse, l’article 18-2 permet au syndic nouvellement désigné ou au président du conseil syndical de saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé. Il peut demander que la remise des pièces, informations et documents dématérialisés soit ordonnée sous astreinte, ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure.

Quand commencent les délais de transmission ?

Les délais commencent à courir à compter de la cessation des fonctions de l’ancien syndic. Il faut donc identifier précisément la date de fin de son mandat ou de prise d’effet régulière de la cessation de ses fonctions. Le délai de quinze jours, le délai d’un mois et le délai comptable supplémentaire se calculent à partir de cette date ou du délai précédent selon les termes de l’article 18-2.

Le nouveau syndic doit-il recevoir les archives numériques ?

Oui. L’article 18-2 vise expressément, le cas échéant, les documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés. Ils doivent être remis dans un format téléchargeable et imprimable. Le changement de logiciel ou de cabinet ne doit donc pas entraîner la disparition des documents numériques de la copropriété.

Les fonds de la copropriété doivent-ils être virés au nouveau syndic ?

Le compte bancaire séparé est ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Les fonds appartiennent donc au syndicat et non au cabinet de syndic. Lors de la passation, l’ancien syndic transmet notamment la situation de trésorerie, les références des comptes et les coordonnées de la banque afin que le nouveau syndic puisse reprendre leur gestion. Il ne s’agit pas de transférer les fonds sur un compte personnel appartenant au nouveau syndic.

Que faire si les archives sont incomplètes ?

Le nouveau syndic doit établir un inventaire précis des pièces absentes et demander leur transmission. Certaines peuvent être reconstituées auprès du conseil syndical, de copropriétaires, fournisseurs, assureurs, banques, notaires ou professionnels intervenus sur l’immeuble. Si l’absence résulte d’un manquement de l’ancien syndic à son obligation de conservation ou de transmission, sa responsabilité peut également devoir être examinée selon les circonstances.

Comment éviter une rupture de gestion pendant la passation ?

Le nouveau syndic doit prioriser la trésorerie, les comptes bancaires, les fournisseurs à payer, les urgences techniques, les sinistres, les procédures judiciaires et les travaux en cours. Le conseil syndical peut préparer avant le changement une liste de ces dossiers sensibles. Une passation suivie à l’aide d’un inventaire permet d’identifier rapidement les pièces manquantes sans attendre plusieurs mois.